Dopłaty do pracy zdalnej. Tyle firmy dopłacą od kwietnia 2023 roku za pracę zdalną. Obowiązkowy powrót do biur?

O czym piszemy w naszym artykule?

1. Za co będzie musiał dopłacić szef zdalnemu pracownikowi?
2. Jak powinno wyglądać stanowisko pracy w domu?
3. Rodzaje pracy zdalnej
4. Kto będzie mógł pracować zdalnie?
5. Co o nowych kosztach związanych z pracą zdalną myślą pracodawcy?

Wszyscy pracodawcy będą musieli stosować nowe restrykcje pracy zdalnej, jak zwrot pracownikom podwyższonych kosztów energii elektrycznej oraz kosztów internetu związanych z pracą zdalną z domu.

W przypadku, gdy pracownik korzystać będzie ze sprzętu prywatnego, będzie mu przysługiwać ekwiwalent pieniężny ustalony z pracodawcą. Zgodnie z przepisami koszty można rozliczyć na zasadach ryczałtu.

Przy wyliczaniu ekwiwalentu oraz ryczałtu należy wziąć pod uwagę przewidywane koszty ponoszone przez pracownika, na które wpływ może mieć wiele okoliczności, np. rodzaj sprzętu wykorzystywanego przez pracownika. czy też ceny energii w danym regionie.

Kwoty powinny być również dopasowane do proporcji pracy z biura oraz z domu - taka sama kwota wypłacona pracownikowi pracującemu głównie z biura jak temu głównie z domu, może zostać potraktowana jako przychód pracownika, który powinien zostać opodatkowany.

Oficjalnie, zwrot kosztów pracy zdanej czy też wypłata ryczałtu w to miejsce jest zwolniona z obciążeń publicznoprawnych typu PIT i ZUS.

Art. 67 nowego Kodeksu pracy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (ale nie decyduje o nim jednostronnie) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość (ale nie tylko). Warto zaznaczyć, iż praca zdalna w tym opracowaniu, to nie jedynie praca biurowa, gdzie głównym narzędziem pracy jest komputer, ale też inne aktywności zawodowe, które można wykonywać zawodowo w warunkach domowych (np. składanie przysłowiowych długopisów).

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej:

• Praca zdalna całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym (100% czasu pracy zdalnie),
• Praca zdalna częściowa, tzw. hybrydowa praca zdalna – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej; (np. 2-3 dni w tygodniu),
• Praca zdalna okazjonalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

- Istotne jest, że wykonywanie pracy zdalnej nie musi charakteryzować się regularnością, a miejsce jej świadczenia może się zmieniać, po wcześniejszym ustaleniu tej kwestii z pracodawcą. Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę, np. w treści umowy, czy też w trakcie zatrudnienia, np. w formie aneksu, czy oddzielnego porozumienia – komentuje Joanna Rutkowska, Dyrektor HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder. – Wnioskodawcą o wykonywanie pracy zdalnej może być zarówno pracownik, jak i pracodawca. Jeżeli wniosek został złożony w trakcie trwającego zatrudnienia, to obu stronom przysługuje prawo wystąpienia z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Zmiana miejsca wykonywania pracy na stacjonarną w przypadku ustalenia pracy zdalnej jako formy wykonywania pracy przy zawieraniu umowy o pracę będzie jednak wymagało porozumienia, gdyż będzie to traktowane jako zmiana jednego ze szczególnych warunków pracy.

Należy również zaznaczyć, że pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną, jeżeli jest on pracownikiem o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3, pracownicą w ciąży, pracownikiem wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także pracownikiem sprawującym opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Obowiązki dla pracownika to przede wszystkim konieczność dostosowania swojego zdalnego stanowiska pracy do wymogów określonych w zasadach bhp (np. biurko, krzesło biurowe, dostęp do światła dziennego, itp.), co będzie musiał potwierdzić w składanym pracodawcy oświadczeniu oraz każdorazowe uzgadnianie z pracodawcą miejsca wykonywania pracy, jeżeli będzie chciał je tymczasowo zmienić, np. wyjeżdżając gdzieś poza stałe miejsce zamieszkania na przedłużony weekend.

Co ważne, pracownikom wykonującym pracę zdalną przysługuje prawo do równego traktowania.

– Warunki zatrudnienia, awans, dostęp do szkoleń, itp. nie mogą być gorsze niż w przypadku pracowników nie pracujących zdalnie. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługują też takie same prawa socjalne i społeczne do np. kontaktowania się z innymi pracownikami, przebywania na terenie zakładu pracy czy korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy oraz z obiektów socjalnych – podkreśla Joanna Rutkowska.

Według Konfederacji Lewiatan, projektowane regulacje odnoszące się do pracy zdalnej nie uwzględniają uwag zgłoszonych przez pracodawców. Chodzi m.in. o zasady rekompensaty kosztów pracy zdalnej, pracę okazjonalną czy kwestię odpowiedzialności za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej.

- Odnosząc się do aktualnych propozycji dotyczących pracy zdalnej kwestią najistotniejszą jest wprowadzenie rozwiązania umożliwiającego ustalanie jednej kwoty rekompensaty kosztów pracy zdalnej w stosunku do całej załogi bądź grupy pracowników. Obecny kształt projektowanych przepisów wymaga ustalenia kwoty kosztów, ryczałtu w odniesieniu do każdego pracownika. Można sobie wyobrazić wizyty pracowników w działach kadr i płac z teczkami rachunków za energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne np. z okresu ostatnich miesięcy oraz ich indywidualną analizę. Zresztą kwestia sposobu ustalania indywidualnych kosztów w odniesieniu do usług telekomunikacyjnych została dotychczas przemilczana. Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej należy natomiast zwiększyć z 24 do 36 dni w roku kalendarzowym - komentuje Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.