Jak długo trzeba przechowywać dokumenty

Każdy z nas ma w domu mnóstwo paragonów, rachunków, zeznań PIT, faktur. Segregatory zapełniają się nimi jeden po drugim i czasami już nie wiemy, gdzie je ustawiać. Chętnie wyrzucilibyśmy jakieś dokumenty, ale obawiamy się, że nie wolno, że mogą być jeszcze potrzebne. Przeczytaj, jakie zaświadczenia musimy trzymać wiele lat, a jakich można się pozbyć.

ŚWIADECTWA SZKOLNE

Cenzurka z liceum, dyplom ukończenia studiów, certyfikaty, dyplomy i zaświadczenia o odbytych kursach oraz szkoleniach, a także referencje od poprzedniego pracodawcy - przydadzą się podczas szukania nowej pracy. Dlatego warto je przechowywać tak długo, dopóki jesteśmy czynni zawodowo.

ŚWIADECTWA PRACY

One z kolei mogą się przydać nie tylko podczas szukania nowego zatrudnienia, ale również starania się o emeryturę i rentę. Z tego samego powodu warto przechowywać także starą książeczkę ubezpieczeniową z wpisanymi do niej zarobkami. Może się okazać niezbędna w momencie, gdy wystąpimy do ZUS o emeryturę.
Świadectw pracy i starych książeczek ubezpieczeniowych, jeśli nie mają dla nas wartości sentymentalnej, możemy się pozbyć dopiero w momencie ustalenia prawa do emerytury.

RACHUNKI DOMOWE

1. Przynajmniej przez trzy lata powinniśmy przechowywać:

* książeczki/dokumenty czynszowe;

* faktury za gaz i energię.

Przez trzy lata zakład wystawiający fakturę może sprawdzić, czy należność została uregulowana. Jeśli na przykład spółdzielnia nie zaksięguje wpłaty, może poprosić nas o dowód uregulowania należności. Jeśli płaciliśmy przelewem, pozostanie w historii operacji bankowych. Ale problem powstaje w momencie, gdy zostaje zagubiony rachunek zapłacony w pocztowym okienku. Jeśli nie zostanie po nim żaden ślad w naszym domowym archiwum, prawdopodobne jest, że będziemy musieli zapłacić ponownie ten rachunek!

2. Natomiast rachunki za telefon i telewizję - mimo że przedawniają się po góra trzech latach - radzimy trzymać aż 10 lat. Dlaczego? Bo w przypadku, gdy firma windykacyjna wystąpi do nas z wezwaniem o zapłacenie starego rachunku, to gdy mamy go w domu i jesteśmy w stanie przedstawić kopię w sądzie, możemy uchylić się od uregulowania tej należności. Jeśli jednak nie mamy dowodu zapłaty, nie ma na co czekać. Jak najszybciej powinniśmy trafić do prawnika i fachowo podnieść zarzut przedawnienia tego długu. To bardzo ważne! Gdy zrobimy to nieumiejętnie lub za późno, może się okazać się, że będziemy musieli zapłacić rachunek, który już kiedyś uregulowaliśmy…

ALIMENTY

Dowody wpłaty alimentów przechowujmy przez trzy lata. Po tym okresie roszczenie o zapłatę ewentualnych zaległości ulega przedawnieniu.

UMOWA POŻYCZKI

Jeśli pożyczaliśmy od kogoś bądź komuś pieniądze i zawarliśmy z tą osobą umowę, przechowujmy ją 10 lat. Przez taki sam okres trzymajmy dowody spłaty długu, bo dopiero po tym czasie ulega on przedawnieniu.

PARAGONY I GWARANCJE

* Jeśli kupiliśmy sprzęt gospodarstwa domowego lub RTV, do którego producent dołączył gwarancję, trzymajmy ją tak długo, jak jest ważna (na przykład 12 miesięcy lub 24 miesiące). Przez ten okres mamy prawo do nieodpłatnej naprawy towaru w ramach gwarancji.
Zachowajmy również paragon, który może być podstawą dochodzenia roszczeń na podstawie niezgodności towaru z umową.

* Natomiast jeśli kupiliśmy buty czy odzież, na które sklepy nie dają gwarancji, trzymajmy paragon wydany przez sprzedawcę. Przechowujmy go przez dwa lata - licząc od dnia zakupu. Na podstawie tego dokumentu będziemy mieli prawo do ewentualnej reklamacji, gdyby okazało się, że towar jest wadliwy.

DOKUMENTY MAJĄTKOWE

Na każdym etapie życia mogą się przydać:

* akt kupna lub sprzedaży nieruchomości czy też samochodu;

* akt darowizny;

* testament po rodzicach bądź członkach rodziny;

* akt podziału majątku;

* umowa najmu mieszkania.

To dokumenty, które radzimy przechowywać przez całe życie. Bo choć teoretycznie nie powinno być problemu z ich odtworzeniem (kancelarie notarialne przechowują je w swoich zasobach), w praktyce może to sprawić wiele kłopotu. Szczególnie, gdy umowy notarialne zawieraliśmy w różnych miastach. Gdy po latach będzie nam potrzebny akt kupna sprzedaży, zmuszeni będziemy przemierzyć pół kraju w poszukiwaniu kancelarii, która go utworzyła.
Jedynie w przypadku testamentu sporządzonego notarialnie - po zrealizowaniu woli zmarłego - nie ma on już żadnej wartości. Oczywiście, oprócz sentymentalnej.

Z BANKU

Okres przechowywania bankowych dokumentów zależy od ich rodzaju.

1. Umowy kredytowe i dowody spłat kolejnych rat kredytu przechowujmy aż do momentu otrzymania z banku zaświadczenia potwierdzającego, że zobowiązania są uregulowane i nie zalegamy z żadnymi płatnościami. Oczywiście, zachowajmy zaświadczenie. Może być potrzebne, gdyby bank, mimo zapłaconych rat, miał wobec nas jakieś roszczenia.

2. Wyciągi z bankomatów, a także potwierdzenia operacji dokonanych kartą płatniczą przechowujmy aż do chwili otrzymania z banku zbiorczego wyciągu operacji miesięcznych. Gdy nic nie budzi naszych wątpliwości, można zniszczyć wydruki rachunków. Nie musimy ich trzymać, jeśli posługujemy się internetem i mamy wgląd do naszego konta, bo wówczas na bieżąco możemy sprawdzać wszystkie operacje.

1. Polisy ubezpieczeniowe na życie i zdrowie - opłacane - są ważne przez całe życie, dlatego nie należy ich wyrzucać ani niszczyć.

2. Polisę mieszkaniową, choć jest ważna rok, warto zachować przez kolejne trzy lata. W ten sposób będziemy mieć dowód opłacenia składki, gdyby towarzystwo ubezpieczeniowe dopatrzyło się jakichś braków.

3. Umowy ubezpieczeń obowiązkowych samochodu (OC) nie wyrzucajmy przed upływem 10 lat. Choć roszczenia firm ubezpieczeniowych przedawniają się po trzech latach, warto mieć te dokumenty w domu dłużej, ponieważ mogą się przydać przy zawieraniu kolejnej polisy z innym ubezpieczycielem.

PIT

Dokumenty dotyczące urzędu skarbowego przechowujmy przez pięć lat - licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. Właśnie tak długo musimy trzymać:

* kopie zeznań PIT;

* wszystkie faktury i rachunki, na których podstawie korzystaliśmy z ulg;

* potwierdzenia nadania zeznania listem poleconym;

* pokwitowanie złożenia PIT, które wystawił urząd skarbowy.

Fiskus ma na kontrolę naszych dokumentów pięć lat. W tym przypadku okres przedawnienia liczy się jednak od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Czyli na przykład składając zeznanie roczne za 2012 rok do 30 kwietnia 2013 roku, dokumenty z tego rozliczenia oraz faktury, gdy korzystaliśmy przykładowo z ulgi remontowej, powinniśmy przechowywać do 31 grudnia 2018 roku.

W RAZIE ZGUBY

Jeśli zgubimy paragon, a niedawno kupione buty wymagają naprawy, nie mamy podstaw do reklamacji takiego towaru. Chyba że płaciliśmy za towar kartą i jesteśmy w stanie udowodnić zakup. Podobnie jest w przypadku, gdy zgubimy książeczkę czynszową czy rachunki za telefon. W takiej sytuacji to w naszym interesie leży odtworzenie dowodów zapłacenia rachunków.
Istnieją jednak dokumenty, których odpisy bądź kopie jesteśmy w stanie uzyskać.
Wystarczy zwrócić się do odpowiednich instytucji z prośbą o ich odtworzenie. I tak:

* dokumenty z urzędu stanu cywilnego - znajdziemy w USC właściwym dla miejsca zamieszkania. Trzeba złożyć wniosek o wydanie odpisu określonego aktu, na przykład urodzenia, ślubu czy zgonu;

* dokumenty notarialne - przechowuje kancelaria notarialna, która je sporządziła. Zwróćmy się zatem do notariusza o wypis z konkretnego pisma;

* świadectwa pracy - o ich odtworzenie można zwrócić się do poprzedniego pracodawcy (firmy przechowują dane pracownika przez 50 lat) albo właściwego oddziału ZUS, gdy okaże się, że nasz dawny zakład pracy przestał istnieć. Zakład ma spis archiwów z dokumentami zlikwidowanych przedsiębiorstw. Bazę zlikwidowanych firm można też znaleźć na stronach internetowych ZUS pod adresem www.zus.pl

Konsultacja merytoryczna: Hanna Kucharska, prawnik

Nieruchomości z Twojego regionu