Przedsiębiorcy: - Nie chcemy przechowywać dokumentów firmowych przez 50 lat!

Redakcja
SXC
Udostępnij:
50-letni okres ma obowiązywać po ustaniu zatrudnienia i dotyczyć dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych.

Projekt, który trafił do konsultacji, ma ograniczyć koszty ponoszone przez pracodawców z tytułu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązywać mają nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane w zależności od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów bieżących, dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno-rentowych. 

Mają być więc trzy okresy:
- okres zatrudnienia (określany jako "0 lat", tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy),
- pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy)
- 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia (dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych).

- Naszym zdaniem zmiany są niewystarczające. Pracodawcy od dawna oczekują na wprowadzenie elektronicznej archiwizacji dokumentów. Stąd postulujemy, aby nie przeprowadzać nieznaczących zmian legislacyjnych tylko wdrożyć systemowe rozwiązania, które pozwolą na alternatywne przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci cyfrowej. Przyczynią się one do zmniejszenia kosztów administracyjnych pracodawców, czego konsekwencją będzie zwiększenie inwestycji - mówi dr Grażyna Spytek-Bandurska,__ekspertka Konfederacji Lewiatan.

Aktualnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców wymóg przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej, czyli papierowej. Dotyczy to wszelkich dokumentów zgromadzonych zarówno w procesie rekrutacji, podczas trwania stosunku pracy, jak i wydanych w związku z zakończeniem zatrudnienia. Wywiązanie się z tego obowiązku jest nie tylko trudne do zrealizowania, ale też bardzo kosztowne dla pracodawców. Duża rotacja zatrudnienia powoduje, że z każdym rokiem przybywa archiwizowanych akt osobowych.

 

- Pracodawcy nie są zainteresowani pięcioletnim okresem przechowywania dokumentacji, gdyż musieliby dodatkowo angażować służby kadrowe do dokonywania weryfikacji akt dla każdego pracownika, co jest zbyt czasochłonne i mało efektywne. Tego rodzaju działania jedynie zmniejszą zawartość teczek osobowych, co pozostaje bez wpływu na ogólny koszt ich przetrzymywania - dodaje Grażyna Spytek-Bandurska. - 
Obecnie istnieje obowiązek przechowywania teczki osobowej z pełną dokumentacją pracownika przez okres 50 lat, pomimo że część tej dokumentacji nie jest przydatna. Lewiatan proponuje, aby ten okres znacząco skrócić.

CZYTAJ TEŻ: Niepokonani 2012. Pomogą w walce z niesłusznymi decyzjami urzędowymi i sądowymi [kontakty]

W projekcie przewiduje się też możliwość zniszczenia dokumentacji z akt osobowych po śmierci pracownika, pod warunkiem uzyskania przez pracodawcę od organu rentowego informacji o przyznaniu renty rodzinnej po zmarłym. Ta propozycja zasługuje na poparcie, jednak powinna obejmować szerszy zakres i dotyczyć również pracowników, którzy mają ustalone prawo do świadczenia emerytalnego.

Źródło: Konfederacja Lewiatan

Zakupy z „dark store” coraz popularniejsze

Wideo

Materiał oryginalny: Przedsiębiorcy: - Nie chcemy przechowywać dokumentów firmowych przez 50 lat! - Gazeta Pomorska

Komentarze 2

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

e
eMCeH
pomysł:
pracownik odchodząc z pracy otrzymuje od pracodawcy zaświadczenie o okresach składkowych, nieskładkowych, urlopach, macierzyńskich, chorobowych za cały okres pracy; pracownik idzie do ZUS który weryfikuje zaświadczenie w oparciu o składki zapłacone i przybija pieczątkę; pracownik pilnuje jak oka w głowie zaświadczenia - jesli chce może go oddać do archiwum, skyrtki bankowej lub "zakopać pod płotem na potem" - jego sprawa.
Same korzyści z takiego obrotu sprawy
pracodawca - "wiatr z głowy"
ZUS - szybsze wykrycie ew. braku opłaconych składek ze strony pracodawcy
ZUS- uporządkowanie danych w oparciu o takie zaświadczenia
Pracownik - ma 100% pewność, że go nikt nie oszukał i ma dokument, którego nie utraci w przypadku likwidacji pracodawcy.
e
eMCeH
W przypadku firm zlikwidowanych i tak to nie ma znaczenia - mogą im "..." więc jasne jest to, że przepis dotknie firma działających gdyż obsługa archiwum to nie jest obsługa "zwykłej szafy"; czyli kolejne koszty dla przedsiębiorców w szczególności małych; zanim zatrudnią osobę to się 10x zastanowią.
Dodaj ogłoszenie