Szef ma teczkę na każdego pracownika. Jakie dokumenty może przechowywać pracodawca?

Maciej Mituła
Maciej Mituła
Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy pracę musi mieć założone akta osobowe. W teczce pracodawca musi gromadzić wszelkie dokumenty związane z pracownikiem. Jakie konkretnie dokumenty może przechowywać szef na nasz temat?
Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy pracę musi mieć założone akta osobowe. W teczce pracodawca musi gromadzić wszelkie dokumenty związane z pracownikiem. Jakie konkretnie dokumenty może przechowywać szef na nasz temat? pexels
Każdy pracownik ma założone akta osobowe. W teczkach przechowywana jest cała dokumentacja, począwszy od rekrutacji, aż do rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca może przechowywać dokumenty ściśle określone w przepisach.

Obowiązek założenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego pracodawcy, nawet zatrudniającego jednego pracownika. Nie ma też tutaj znaczenia forma prowadzonej działalności. Fakt prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest szczególnie ważny, bo akta osobowe mogą mieć duże znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Warto przeczytać:

Od 1 stycznia 2019 r. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat dla osób rozpoczynających pierwszą pracę. Okres ten jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku osób po raz pierwszy zatrudnionych w latach 1999-2018, aby krócej przetrzymywać dokumenty, szef musi przekazać do ZUS dodatkowe informacje. Z kolei akta pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem pracodawca musi przechowywać przez 50 lat. Przed zmianą przepisów okres ten dotyczył wszystkich pracowników bez wyjątku.

Idąc na rozmowę kwalifikacyjną, często obawiamy się, że każdy z konkurentów ma jakiegoś asa w rękawie. Niepotrzebnie. Na rozmowach o pracę nie brakuje wtop. Oto zachowania, których należy unikać

9 zachowań kandydata, które przekreślą nawet najlepsze CV. P...

Akta osobowe dzielą się na cztery części: A, B, C i D. W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby. Część D zawiera dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Wszystkie dokumenty powinny znajdować się w odpowiednich częściach akt. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować.

Warto przeczytać:

Nowy podział akt osobowych obowiązuje w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Akta zgromadzone do 31 grudnia 2018 roku szef może pozostawić bez zmian, czyli tylko podzielone na części A, B i C. Natomiast dokumenty włączane do tych akt od 1 stycznia 2019 roku powinny być gromadzone zgodnie z nowymi zasadami. Nie ma też przeszkód, by pracodawca wszystkie akta osobowe pracowników prowadził już "po nowemu".

Pracodawcy mogą prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci - papierowo lub elektronicznie. Mogą również zdecydować się na formę mieszaną, np. akta starych pracowników kontynuować w formie papierowej, a nowych w formie elektronicznej.

Deficyt w 2022 r. będzie niższy niż 3 proc. PKB.

Wideo

Materiał oryginalny: Szef ma teczkę na każdego pracownika. Jakie dokumenty może przechowywać pracodawca? - Strefa Biznesu

Komentarze

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie