Szukamy dokumentów do emerytury

Urodziłeś się po 1948 roku i pracowałeś przed 1999 rokiem? To wystąp do ZUS o wyliczenie kapitału początkowego. Najprościej tłumacząc: są to pieniądze, jakie zarobiłeś na przyszłą emeryturę pracując przed 1999 rokiem. Pracodawcy odprowadzali wówczas składki za wszystkich zatrudnionych, ale bez podziału na poszczególne osoby. To się zmieniło 15 lat temu, gdy powstały indywidualne konta emerytalne. Kapitał ma służyć oszacowaniu, jaka kwota składek powinna być do niego przypisana na koniec 1998 roku. ZUS wyliczy to jednak wyłącznie na Twój wniosek - na podstawie dokumentów, które musisz dostarczyć. Chodzi o kwity potwierdzające staż pracy i wysokość zarobków sprzed 1999 roku. Ich skompletowanie bywa niekiedy trudne, bo wiele zakładów pracy zostało zlikwidowanych, sprywatyzowanych, działa pod inną nazwą. Jednak nawet wówczas możesz zdobyć swoje akta pracownicze. Musisz je jednak odszukać.

Jeśli zakład pracy nie istnieje, na podstawie zachowanych szczątkowych dokumentów (pism, notatek, wpisów w starym, książeczkowym dowodzie osobistym lub legitymacji ubezpieczeniowej) ustal jego dokładną nazwę oraz adres, pod którym ostatnio miał siedzibę. A następnie szukaj pomocy w wymienionych poniżej instytucjach i archiwach.

Zapamiętaj: pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku likwidacji zakładu powinien zabezpieczyć Twoje akta osobowe oraz płacowe i przekazać je na przechowanie do archiwum albo innej jednostki, która prowadzi podobną działalność.

Dokumentację pracowników likwidowanych zakładów pracy może przejąć między innymi następca prawny pracodawcy, organ założycielski lub nadrzędny, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, a także archiwum czy inna jednostka prowadząca działalność komercyjną w zakresie przechowywania dokumentów.

Może nim być na przykład przedsiębiorstwo państwowe powstałe w wyniku zmian organizacyjnych albo spółka prawa cywilnego czy handlowego powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa. Przejmują jego majątek oraz akta, dlatego właśnie tam szukaj dokumentacji pracowniczej.

Był nim najczęściej wojewoda lub właściwy minister. To do nich zwróć się w przypadku braku następcy prawnego Twojego byłego pracodawcy. Organy nadrzędne mają obowiązek przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. W każdym województwie jest co najmniej jedno archiwum gromadzące takie akta.

Syndyk masy upadłościowej albo likwidator firmy powinien wskazać Ci tak zwanego przechowawcę, któremu została albo zostanie przekazana dokumentacja.

Wykaz archiwów gromadzących dokumentację zlikwidowanych tzw. państwowych jednostek organizacyjnych znajdziesz na stronie internetowej ZUS pod adresem www.zus.pl oraz w każdym oddziale zakładu. O wskazanie ich adresów możesz też zwrócić się do urzędu wojewódzkiego albo Stowarzyszenia Archiwistów Polskich (ul. Bonifraterska 6/21, 00-213 Warszawa, tel. 22 831 31 71).

1. Gdy Twoim zakładem pracy była spółdzielnia, jej likwidator pewnie przekazał akta związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona. Gdy i tego związku już nie ma - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Ta może przekazać dokumentację dalej - spółdzielni, organizacji spółdzielczej lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. O szczegóły dopytaj w radzie. Jej adres: Krajowa Rada Spółdzielcza, ul. Jasna 1, 00-013 Warszawa, tel. 22 626 72 21.

2. Akta osobowe i płacowe pracowników byłych państwowych przedsiębiorstw gospodarki rolnej, w tym PGR-ów, przejęła i przechowuje Agencja Nieruchomości Rolnych. Jej adres: ul. Dolańskiego 2, 00-215 Warszawa, tel. 22 452 54 00.
Pisemne wnioski o wydanie potrzebnych zaświadczeń kieruj bezpośrednio do jednego z 16 oddziałów terenowych ANR.

3. Spółki prawa cywilnego i handlowego (czyli firmy prywatne) również muszą zabezpieczyć dokumenty pracownicze oraz inne - we własnym zakresie. W przypadku likwidacji niektóre z nich przekazują akta do dalszego, odpłatnego przechowywania wyspecjalizowanym firmom. Niekiedy przechowują je jednak byli właściciele firm. Pewne wskazówki dotyczące miejsc jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów wojewódzkich.

Ważne! Zasady postępowania z dokumentacją m.in. w niepaństwowych jednostkach organizacyjnych, partiach i organizacjach politycznych, spółdzielczych, społecznych jednostki te ustalają we własnym zakresie.

Dokumentację zakładów, które przed 1999 rokiem rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych posiadają oddziały lub inspektoraty ZUS. O potwierdzenie przebiegu ubezpieczenia oraz podstawy wymiaru składek mogą do nich występować:

* zatrudnieni w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych - za okres od 1 lipca 1970 roku;

* pracownicy nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 roku pracownicy tych firm, w których w danym okresie pozostawało nie więcej niż 20 pracowników;

* prowadzący działalność na własny rachunek i osoby z nimi współpracujące;

* wykonujący wolny zawód, w tym na przykład rzemieślnicy (od 1 lipca 1965 roku), właściciele taksówek (od 1 lipca 1969 roku), prowadzący działalność handlowo-usługową i osoby z nimi współpracujące (od 25 sierpnia 1973 roku);

* zajmujący się rybołówstwem morskim na własny rachunek oraz uprawiający flisactwo turystyczne na rzece Dunajec i osoby z nimi współpracujące - za okres od 1 marca 1970 roku;

* twórcy i artyści, którzy byli objęci tzw. zaopatrzeniem emerytalnym twórców - od 1 stycznia 1974 roku;

* adwokaci wykonujący zawód indywidualnie (poza zespołem) - od stycznia 1983 roku;

* duchowni - od 1 lipca 1989 roku.

Są też osoby, którym ZUS może potwierdzić wyłącznie okres podlegania ubezpieczeniu, ale już nie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (bo były zgłaszane do niego imiennie, ale rozliczanie składek odbywało się bezimiennie). Do tego grona należą ci, którzy:

* na podstawie umów zlecenia lub agencyjnej prowadzili zakłady gastronomiczne oraz stacje benzynowe (w okresie od 1 października 1966 roku), a także uspołecznione sklepy i księgarnie (od 1 maja 1969 roku) oraz osoby z nimi współpracujące;

* prowadzili urządzenia turystyczne i kolektury totka, a także przewodnicy turystyczni i osoby z nimi współpracujące - od 1 sierpnia 1968 roku;

* na podstawie umowy agencyjnej prowadzili działalność na rzecz przedsiębiorstw upowszechniania prasy i książki Robotniczej Spółdzielni Wydawniczej "Prasa-Książka-Ruch" oraz osoby z nimi współpracuje - od 1 lipca 1973 roku;

* wykonywali pracę na podstawie umów-zleceń zawartych ze zleceniodawcą innym niż uspołeczniony zakład pracy zatrudniający do 20 osób wykonujących umowy, a także z nimi współpracujący - od 5 maja 1992 roku.

O dokumenty pytajmy w placówce ZUS, na której terenie siedzibę miał zakład pracy lub mieszkała osoba prowadząca działalność gospodarczą (jeżeli prowadziła ją w miejscu zamieszkania).

ZASADY POSZUKIWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Jeżeli zakład pracy nadal istnieje, zwracamy się do byłego pracodawcy.

Jeśli przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane, a na jego bazie powstała nowa jednostka organizacyjna o zmienionej formie prawnej (np. spółka), wnioski o wydanie stosownych zaświadczeń kierujemy do następcy prawnego - posiadacza dokumentacji.

Jeśli nastąpiła upadłość lub całkowita likwidacja zakładu pracy, dokumentacja mogła być przekazana organowi nadrzędnemu, założycielskiemu (np. ministerstwu, urzędowi wojewódzkiemu). W przypadku spółdzielni - Krajowej Radzie Spółdzielczej lub związkowi rewizyjnemu.

Akta pracownicze mogą być również przekazane przez syndyka/likwidatora, na którym ciąży obowiązek ich zabezpieczenia, do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, innego archiwum państwowego, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich czy firmy przechowalniczej.

W razie trudności z ustaleniem miejsca przechowywania poszukiwanej dokumentacji można zwrócić się do właściwego terytorialnie siedzibie pracodawcy wydziału gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w celu uzyskania informacji o statusie prawnym firmy, a w przypadku jej upadłości/likwidacji - o osobie syndyka/likwidatora.

CZAS PRZECHOWYWANIA AKT PRACOWNICZYCH

Akta osobowe i płacowe posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania. Po jego upływie są niszczone. Akta osobowe (umowy o pracę, świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe itp.) przechowywane są 50 lat. Natomiast akta płacowe (listy płac, karty zarobkowe i zasiłkowe) przechowywano do 1991 roku przez 12 lat od wytworzenia, od 1991 roku - przez 20 lat, a od 2002 roku - przez 50 lat. Dlatego dokumentacja płacowa sprzed 1980 roku mogła zostać, zgodnie z obowiązującymi wcześniej przepisami, zniszczona.