Wszystkie papiery trafią do sieci

W magistracie wdrażany jest elektroniczny system obiegu dokumentów

- Urzędnicy będą przesyłać sobie rozmaite materiały wewnętrzną pocztą elektroniczną i ewidencjonować je w bazach danych na twardych dyskach naszych komputerów - mówi sekretarz gminy Mieczysław Stec. - Ułatwi nam pracę, ale skorzystają z tego przede wszystkim petenci, którzy załatwiają swoje sprawy w naszym urzędzie.

Po złożeniu przez mieszkańca pisma w sekretariacie urzędu będzie one skanowane i wprowadzane do komputerowego archiwum magistratu.

- I od tego momentu będzie pod pełną kontrolą - zapewnia informatyk Marek Łoś, który dopasował licencjonowany program do potrzeb urzędu i jego struktury organizacyjnej. - Pliki nie mają prawa zaginąć czy gdzieś się zawieruszyć.

Szykują rewolucję
Dzięki komputerowej bazie urzędnicy będą mogli bez trudu odnaleźć poszukiwany dokument i sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dana sprawa. Będą to mogli zrobić także mieszkańcy.

- Po złożeniu pisma na żądanie petenta wydamy mu specjalny kod i hasło, dzięki któremu później będzie mógł śledzić w internecie bieg swojej sprawy - mówi M. Stec.

Już teraz na internetowej stronie urzędu (www.miedzychod.pl) można zapoznać się z wieloma dokumentami. A także np. z oświadczeniami majątkowymi burmistrza. Można też ściągnąć z niej wzory wniosków. M. Stec zaznacza jednak, że elektroniczny obieg dokumentów to prawdziwa rewolucja.

- Żaden z urzędów w pobliskich miejscowościach jeszcze nie wdraża tego systemu, ale to kwestia czasu - mówi.

M. Stec zapewnia, że system jest odpowiednio zabezpieczony przed hakerami, którzy włamują się do baz danych różnych instytucji i nawet banków. Urzędnicy też nie będą mogli myszkować po wszystkich dokumentach przechowywanych w komputerowym archiwum.

Każdy z nich dostanie jednak odpowiedni kod, dzięki którym - w zależności od swych obowiązków i stanowiska zajmowanego w urzędniczej hierarchii - będzie miał wgląd tylko do wybranych plików.

Na razie testują
System jest na razie testowany. Zostanie wdrożony najwcześniej za kilka tygodni. I początkowo urzędnikom przybędzie pracy. Bo nadal będą przybijać pieczątki na papierowych dokumentach i biegać po urzędzie z segregatorami.

Wszystkie pisma będą bowiem załatwiane i archiwizowane w tradycyjny sposób. Dlatego np. burmistrz Roman Musiał będzie mógł zapoznać się z daną sprawą na monitorze swego komputera, ale zatwierdzi ją własnoręcznym podpisem na oryginalnym dokumencie.

Petenci nadal będą musieli fatygować się do magistratu, żeby oddać pismo czy złożyć podpis. Kiedy będą mogli załatwiać te sprawy za pośrednictwem internetu? - Musi upowszechnić się podpis elektroniczny. Potrwa to co najmniej kilka lat - wyjaśnia M. Stec.