Upragnione zaświadczenia

Do końca 2003 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wszystkim, którzy pracowali i płacili składki przed reformą emerytalną (czyli przed 1 stycznia 1999 r.) i pracują nadal, musi wyliczyć tzw. kapitał początkowy. Osobom tym należy się bowiem większy lub mniejszy fragment starej emerytury.
Żeby to wyliczyć, ZUS musi dostać dokumenty poświadczające zatrudnienie i wysokość zarobków w latach wybranych przez ubezpieczonego. Dokumenty muszą dostarczyć pracodawcy lub sami ubezpieczeni.

Upragnione zaświadczenia

Sprawa jest prosta, jeśli firma lub firmy, w których pracował przyszły emeryt, wciąż istnieją. Zakłady powinny przechowywać dokumenty dotyczące pracownika. Zadowoleni są też ci, którzy skrupulatnie zbierali wszystkie świadectwa pracy i zaświadczenia. Trudniejsze zadanie mają osoby zmuszone do odszukania niezbędnych dokumentów.
Jeśli firma, w której pracowaliśmy, już nie istnieje, mogą być kłopoty. Aby ustalić miejsce, gdzie znajdują się dokumenty zakładu, trzeba najpierw przypomnieć sobie jego dokładną nazwę i adres. Bardzo przydatna jest też znajomość organu założycielskiego przedsiębiorstwa.
- Do naszego archiwum trafia bardzo dużo ludzi pytających o dokumenty zakładów. U nas nie przechowujemy ani akt płacowych, ani osobowych. Staramy się jednak doradzić, jak odszukać te dokumenty - mówi dyrektor Archiwum Państwowego w Starym Kisielnie Tadeusz Dzwonkowski. - Dysponujemy wykazem większości instytucji i firm działających w naszym rejonie i odsyłamy zainteresowanych do właściwych archiwów, których w spisie jest kilkanaście. Niestety, nie znamy miejsca przechowywania papierów wszystkich przedsiębiorstw.

Jak szukać?

Dokumentację zlikwidowanej już firmy państwowej powinien w myśl prawa przechowywać jej następca prawny. Może to być zakład powstały w wyniku prywatyzacji przedsiębiorstwa lub organ założycielski oraz instytucja nadrzędna (np. wojewoda, ministerstwo).
Jeżeli ktoś pracował w zlikwidowanej spółdzielni, jej dokumenty zostały prawdopodobnie przesłane związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona, albo Krajowej Radzie Spółdzielczej.
W najgorszej sytuacji są pracownicy nieistniejących firm prywatnych. Nie wszyscy przedsiębiorcy przestrzegali prawa, które nakłada na nich obowiązek przechowywania dokumentów.
- Nie ma w tym zakresie reguł. Najtrudniej jest znaleźć akta firm, które funkcjonowały tylko dwa, trzy lata - mówi T. Dzwonkowski. - Zamieszanie może też być z listami płac. Do 1994 r. obowiązywał przepis nakazujący ich przechowywanie tylko przez 12 lat. Jeśli archiwiści byli skrupulatni i po wyznaczonym terminie zniszczyli akta, nie można już ich odtworzyć.
Wskazówek do odnalezienia dokumentów firm prywatnych można szukać w wydziałach rejestrowych sądów lub urzędach administracji lokalnej. Bardzo przydatne mogą też być informacje ZUS-u, który ma bogatą bazę danych o zlikwidowanych firmach.